W&O REAL ESTATE | Costa Blanca Real Estate

W&O Estates respecteert jouw privacy en gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, op basis van welke grondslagen wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten jij hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van onze website www.wo-realestate.com, op contactaanvragen, klantcommunicatie en op onze dienstverlening als makelaardij in Spanje.

1. Wie zijn wij?

W&O Estates is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Bedrijfsnaam: W&O Estates S.L.
Adres: Calle Santa Nunilón 2, 1º 1D, 03189 Playa Flamenca, Orihuela Costa, Alicante, Spanje
Website: www.wo-realestate.com
E-mailadres: info@wo-realestate.com
CIF/NIF:

In dit privacybeleid bedoelen wij met “W&O Estates”, “wij”, “ons” of “onze”: W&O Estates S.L.

2. Voor wie geldt dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:

bezoekers van onze website;
personen die contact met ons opnemen;
geïnteresseerden in koop, verkoop, huur, vakantieverhuur of property management;
potentiële kopers, verkopers, huurders en verhuurders;
klanten en voormalige klanten;
nieuwsbriefinschrijvers;
personen die via vastgoedportals, advertenties, social media, e-mail, telefoon of WhatsApp met ons in contact komen;
zakelijke contactpersonen, samenwerkingspartners en leveranciers.

Wij richten ons op Nederlandse en internationale klanten die interesse hebben in vastgoed in Spanje.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken in eerste instantie voornamelijk leadgegevens. Dit zijn gegevens die jij zelf aan ons verstrekt wanneer je contact met ons opneemt, informatie aanvraagt of interesse toont in onze diensten of woningen.

Afhankelijk van jouw contact met ons kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact- en leadgegevens

naam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
woonplaats of land van verblijf;
voorkeurstaal;
gegevens die je invult in een contactformulier;
gegevens die je verstrekt via e-mail, telefoon, WhatsApp, social media of andere communicatiekanalen;
informatie over jouw vastgoedinteresse, zoals gewenste locatie, type woning, budget, aankoopdoel of huurwens;
datum en inhoud van contactmomenten.

Website- en technische gegevens

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij technische en analytische gegevens verwerken, zoals:

IP-adres;
browser- en apparaatgegevens;
bezochte pagina’s;
klikgedrag;
herkomst van jouw bezoek, bijvoorbeeld via Google, social media, advertenties of vastgoedportals;
cookie-ID’s en vergelijkbare online identifiers;
informatie over jouw cookievoorkeuren.

Gegevens bij klantrelaties en transacties

In de leadfase verzamelen wij in principe alleen de gegevens die nodig zijn om jouw aanvraag te behandelen en onze dienstverlening aan te bieden. Wanneer je klant wordt of wanneer onze dienstverlening leidt tot een mogelijke huur-, verhuur-, koop- of verkooptransactie, kunnen aanvullende gegevens noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de overeenkomst, juridische verplichtingen of Spaanse anti-witwasverplichtingen.

Dit kan, afhankelijk van de situatie, gaan om:

adresgegevens;
identiteitsgegevens;
gegevens die nodig zijn voor klantidentificatie;
informatie die nodig is voor een koop-, verkoop-, huur- of verhuurproces;
communicatie en dossiergegevens rondom een transactie;
informatie die noodzakelijk is voor wettelijke, fiscale, contractuele of juridische verplichtingen.

Wij vragen niet méér gegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij de gegevens nodig hebben.

4. Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens?

Wij hebben niet de bedoeling om bijzondere categorieën persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke opvattingen of biometrische gegevens.

Wij verzoeken je om dergelijke gegevens niet aan ons te verstrekken, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een specifieke dienstverlening of wettelijke verplichting. Als wij toch bijzondere persoonsgegevens ontvangen, verwerken wij deze alleen voor zover dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is.

5. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Contact en communicatie

Wij verwerken persoonsgegevens om:

jouw aanvraag te beantwoorden;
contact met je op te nemen naar aanleiding van een formulier, e-mail, telefoongesprek, WhatsApp-bericht of andere aanvraag;
informatie te verstrekken over woningen, diensten of bezichtigingen;
jouw wensen en vragen goed te kunnen begrijpen;
afspraken te maken en op te volgen.

Makelaarsdiensten

Wij verwerken persoonsgegevens voor onze dienstverlening op het gebied van:

aankoopbegeleiding;
verkoopbemiddeling;
huur en verhuur;
vakantieverhuur;
property management;
bezichtigingen;
informatieaanvragen;
klant- en leadopvolging;
communicatie met betrokken partijen bij een vastgoedtransactie.

Uitvoering van overeenkomsten

Wanneer je klant wordt, verwerken wij persoonsgegevens om:

onze overeenkomst met jou uit te voeren;
dossiers aan te maken en te beheren;
afspraken, bezichtigingen en vervolgstappen te organiseren;
jouw belangen als koper, verkoper, huurder, verhuurder of opdrachtgever te behartigen;
noodzakelijke communicatie met derden mogelijk te maken.

Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van:

fiscale en administratieve verplichtingen;
boekhouding;
contractuele bewaarplichten;
juridische verplichtingen;
Spaanse anti-witwaswetgeving;
verzoeken van bevoegde autoriteiten.

Anti-witwasverplichtingen

Omdat W&O Estates actief is als makelaardij in Spanje en kan bemiddelen bij koop en verkoop van vastgoed, kunnen wij verplicht zijn om bepaalde controles uit te voeren op grond van Spaanse wetgeving ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme.

In dat kader kunnen wij, wanneer dit noodzakelijk is, persoonsgegevens verwerken voor:

klantidentificatie;
verificatie van identiteit;
risicobeoordeling;
controle van de herkomst van middelen;
het bewaren van documentatie die wettelijk verplicht is;
communicatie met betrokken professionele partijen of bevoegde instanties.

Wij verwerken deze gegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is en wettelijk is toegestaan of verplicht.

Marketing en nieuwsbrief

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

jou informatie te sturen over ons woningaanbod;
jou updates te sturen over onze dienstverlening;
nieuwsbrieven te verzenden;
relevante aanbiedingen of informatie te delen;
advertentiecampagnes te meten en verbeteren.

Voor elektronische marketing waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf jouw toestemming. Je kunt je altijd afmelden voor nieuwsbrieven of marketingberichten via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen.

Website-analyse en verbetering

Wij gebruiken analytische gegevens om:

het gebruik van onze website te meten;
onze website te verbeteren;
te begrijpen welke pagina’s en woningen populair zijn;
technische problemen op te lossen;
de prestaties van campagnes en advertenties te analyseren.

Online advertenties en retargeting

Wij kunnen gebruikmaken van online advertentietools, zoals Google Ads, Meta Pixel en vergelijkbare technologieën. Hiermee kunnen wij:

advertenties tonen aan relevante doelgroepen;
conversies meten;
advertentiecampagnes verbeteren;
bezoekers opnieuw benaderen met relevante advertenties, bijvoorbeeld via retargeting.

Voor trackingcookies, advertentiecookies en vergelijkbare technologieën vragen wij jouw toestemming via onze cookiebanner.

6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

Toestemming

Bijvoorbeeld wanneer je:

akkoord gaat met marketingcookies;
je inschrijft voor een nieuwsbrief;
toestemming geeft voor bepaalde vormen van online tracking;
vrijwillig gegevens aan ons verstrekt via een formulier of communicatiekanaal.

Je kunt jouw toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden vóór de intrekking.

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer je klant wordt of een overeenkomst met ons aangaat, verwerken wij persoonsgegevens voor zover dat nodig is om onze afspraken met jou uit te voeren.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken of bewaren omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor fiscale, administratieve, juridische of anti-witwasdoeleinden.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:

normale zakelijke communicatie;
opvolging van leads;
verbetering van onze dienstverlening;
beveiliging van onze website en systemen;
beperkte analyse van websitegebruik;
dossierbeheer;
bescherming van onze juridische positie;
fraudepreventie.

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen jouw privacybelang.

7. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van jou ontvangen, bijvoorbeeld wanneer je:

een contactformulier invult;
ons belt;
ons e-mailt;
ons een WhatsApp-bericht stuurt;
reageert op een advertentie;
een woningaanvraag doet;
je inschrijft voor een nieuwsbrief;
een bezichtiging aanvraagt;
klant wordt.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen via derden, zoals:

vastgoedportals;
advertentieplatforms;
samenwerkende makelaars;
projectontwikkelaars;
notarissen;
advocaten;
gestorías;
banken of hypotheekadviseurs;
andere betrokken dienstverleners.

Wij verwerken deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, communicatie, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine bestanden die op jouw apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt.

Wij gebruiken cookies voor onder meer:

het goed laten functioneren van de website;
het onthouden van cookievoorkeuren;
website-analyse;
advertentiemeting;
retargeting;
verbetering van onze dienstverlening en campagnes.

Wij kunnen gebruikmaken van onder andere:

Google Analytics 4;
Google Tag Manager;
Google Ads;
Meta Pixel;
andere online advertentie- en analysetools.

Functionele cookies kunnen worden geplaatst omdat deze nodig zijn voor de werking van de website. Voor analytische cookies met meer dan geringe privacy-impact, advertentiecookies, trackingcookies en retargeting vragen wij vooraf jouw toestemming.

Via onze cookiebanner kun je cookies accepteren, weigeren of jouw voorkeuren instellen. Je kunt jouw toestemming later wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website dan mogelijk minder goed functioneren.

Voor meer informatie verwijzen wij naar onze afzonderlijke cookieverklaring: our cookie settings (available via the cookie banner on our website).

9. Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief of toestemming geeft voor commerciële communicatie, kunnen wij jouw naam en e-mailadres gebruiken om je informatie te sturen over woningen, vastgoedontwikkelingen, diensten of nieuws van W&O Estates.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen.

Wanneer je al klant bent of eerder interesse hebt getoond in onze dienstverlening, kunnen wij je onder bepaalde voorwaarden informatie sturen over soortgelijke diensten. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken.

10. WhatsApp, telefoon en andere communicatiekanalen

Wanneer je via WhatsApp, telefoon, e-mail, social media of andere communicatiekanalen contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om jouw bericht te beantwoorden en de communicatie op te volgen.

Als je WhatsApp gebruikt, kunnen ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp of Meta van toepassing zijn. Wij raden je aan om via WhatsApp geen gevoelige of vertrouwelijke documenten te sturen, tenzij dit noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd.

11. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichtingen of met jouw toestemming.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij persoonsgegevens delen met:

notarissen;
advocaten;
gestorías;
banken;
hypotheekadviseurs;
taxateurs;
verkopers;
verhuurders;
projectontwikkelaars;
vastgoedportals;
samenwerkende makelaars;
hostingproviders;
e-mailproviders;
CRM-leveranciers;
websitebeheerders;
nieuwsbriefdiensten;
advertentieplatforms;
analyse- en marketingtools;
boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is.

Voor zover deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten. In andere gevallen kunnen deze partijen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dat geldt bijvoorbeeld vaak voor notarissen, advocaten, banken, hypotheekadviseurs, vastgoedportals en overheidsinstanties. Hun eigen privacybeleid kan dan ook van toepassing zijn.

12. Vastgoedportals en externe platforms

Wij kunnen woningen aanbieden of leads ontvangen via externe vastgoedportals en platforms. Wanneer je via zo’n platform contact met ons opneemt, ontvangen wij de gegevens die je via dat platform verstrekt.

Het betreffende platform kan ook zelf persoonsgegevens verwerken als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Wij raden je aan om het privacybeleid van het betreffende platform te raadplegen.

13. Dienstverleners

Wij maken gebruik van dienstverleners voor onder meer:

hosting;
e-mail;
CRM;
websitebeheer;
website-analyse;
online advertenties;
nieuwsbriefverzending;
klantcommunicatie;
beveiliging;
administratie.

Deze dienstverleners mogen persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies wanneer zij als verwerker optreden. Wij zorgen ervoor dat passende afspraken worden gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

14. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Wij zijn gevestigd in Spanje en richten ons op Nederlandse en internationale klanten. Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Sommige softwareleveranciers of advertentieplatforms kunnen persoonsgegevens verwerken in of toegankelijk maken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, doen wij dit alleen wanneer daarvoor een geldige juridische basis bestaat, zoals:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
standaardcontractbepalingen;
aanvullende waarborgen;
jouw uitdrukkelijke toestemming wanneer dat vereist is;
een andere toegestane grondslag onder de toepasselijke privacywetgeving.

15. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in principe de volgende bewaartermijnen:

Contactaanvragen en leadgegevens

Contactaanvragen en leadgegevens bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contactmoment, tenzij er eerder een verzoek tot verwijdering wordt gedaan of tenzij verdere bewaring noodzakelijk is vanwege een klantrelatie, overeenkomst of juridisch belang.

Nieuwsbriefgegevens

Gegevens voor nieuwsbriefverzending bewaren wij zolang je bent ingeschreven voor de nieuwsbrief. Wanneer je je uitschrijft, bewaren wij alleen de gegevens die nodig zijn om jouw afmelding te registreren en te respecteren.

Klant- en transactiedossiers

Klant- en transactiedossiers bewaren wij gedurende de looptijd van de klantrelatie en daarna zolang dit noodzakelijk is voor contractuele, fiscale, juridische of wettelijke verplichtingen.

Anti-witwasdocumentatie

Documentatie die wij moeten bewaren op grond van Spaanse anti-witwaswetgeving bewaren wij gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn.

Administratieve en fiscale gegevens

Administratieve en fiscale gegevens bewaren wij zolang dat noodzakelijk is op grond van toepasselijke fiscale en administratieve wetgeving.

Cookie- en analytische gegevens

Cookiegegevens en analytische gegevens bewaren wij volgens de bewaartermijnen die zijn ingesteld in de betreffende tools en voor zover noodzakelijk voor analyse, rapportage en marketingdoeleinden. In onze cookieverklaring geven wij nadere informatie over de bewaartermijnen van specifieke cookies.

16. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

beveiligde verbindingen via SSL/TLS;
toegangsbeperkingen tot systemen en dossiers;
gebruik van wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie;
beveiligde hosting en opslag;
periodieke back-ups;
beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben;
afspraken met dienstverleners over beveiliging en vertrouwelijkheid;
maatregelen tegen onbevoegde toegang tot e-mail, CRM en andere systemen;
procedures voor datalekken en privacyverzoeken.

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Wanneer zich een datalek voordoet, handelen wij volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

17. Jouw privacyrechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie heb je het recht om:

inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
bezwaar te maken tegen direct marketing;
jouw toestemming in te trekken;
persoonsgegevens over te laten dragen aan jou of een andere partij, voor zover van toepassing;
een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

Wil je gebruikmaken van jouw rechten? Neem dan contact met ons op via:

info@wo-realestate.com

Wij kunnen je vragen om je identiteit te verifiëren voordat wij op jouw verzoek reageren. Dit doen wij om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Wij reageren in principe binnen één maand op jouw verzoek. In complexe gevallen kan deze termijn worden verlengd volgens de toepasselijke wetgeving.

18. Klacht indienen bij de toezichthouder

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen. Wij proberen dan samen een oplossing te vinden.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder. Omdat W&O Estates in Spanje is gevestigd, kun je onder meer terecht bij de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit:

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Website: www.aepd.es

Afhankelijk van jouw woonplaats of situatie kun je mogelijk ook contact opnemen met de privacytoezichthouder in jouw eigen land.

19. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou hebben.

Wij kunnen wel gebruikmaken van tools voor leadbeheer, marketinganalyse, advertentiemeting of automatische matching van woninginteresse, maar daarbij worden geen volledig geautomatiseerde beslissingen genomen met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

20. Links naar externe websites

Onze website kan links bevatten naar externe websites, zoals vastgoedportals, projectontwikkelaars, notarissen, advocaten, banken, socialmediaplatforms of andere derde partijen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij raden je aan om het privacybeleid van deze partijen te lezen voordat je persoonsgegevens verstrekt.

21. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website, softwaretools of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij een melding plaatsen op onze website of je op een andere passende manier informeren.

22. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:

W&O Estates S.L.
Calle Santa Nunilón 2, 1º 1D
03189 Playa Flamenca, Orihuela Costa
Alicante, Spanje
Website: www.wo-realestate.com
E-mail: info@wo-realestate.com
CIF/NIF: